Digicharter GBS De Driehoek

Bij een gezonde werkomgeving horen ook momenten van rust. De digitale bereikbaarheid zorgt ervoor dat we soms vergeten de ‘knop af te zetten’. Scholen moeten van de overheid de verwachtingen rond bereikbaarheid scherp stellen.

Welke kanalen gebruiken we om te communiceren? Wanneer verwachten we een antwoord op een mail en
hoe snel?

Deconnectie maakt connectie mogelijk!

Een goede connectie tussen leerkrachten, ouders en leerlingen zorgt immers voor een hoger welbevinden, een betere veerkracht en uiteindelijk voor meer leerwinst.

Via een bevraging kregen alle ouders en leerkrachten van GBS De Driehoek de kans om hun noden te formuleren. De onderstaande afspraken werden opgesteld op basis van de gekregen antwoorden. Het digicharter geeft een duidelijk kader om efficiënte communicatie te voeren die privé en werk in balans houdt.

Beheersbaar houden van de berichtenstroom

  • De wekelijkse mail (weekmenu) voor de leerkrachten en de maandelijkse nieuwsbrief voor de ouders met daarin het belangrijkste nieuws zorgt ervoor dat de berichten gebundeld worden. De directie beperkt hierdoor de stroom aan informatie.
  • We gebruiken in De Driehoek 1 communicatiekanaal, nl. Questi. Niet alle ouders en/of personeelsleden hebben immers een facebook of gebruiken WhatsApp. Bij mailverkeer verdwijnt het bericht van de school in de hoeveelheid mails en wordt niet gelezen. Mails worden bovendien niet altijd afgeleverd of komen toe in de spam.
    We hebben ervoor gekozen om ‘Questi voor ouders’ te gebruiken als een veilig communicatieplatform. De Questi-app is bovendien gebruiksvriendelijk en gratis te downloaden. Via de Questi-app kan de leerkracht snelle communicatie voeren met de ouders. Er zijn heel wat extra voordelen. Via de app kunnen bv. oudercontacten gepland worden en berichten naar de gewenste taal vertaald worden.
  • Meer info via www.questi.com
  • We verwachten dat alle berichten via mail en Questi gelezen worden door de leerkrachten en de ouders (afspraken over bereikbaarheid zie verder).
  • Berichtjes via Facebook, Messenger of WhatsApp zijn extraatjes voor ouders/ personeelsleden die dat zelf willen. Er kan dus niet verwacht worden dat personeelsleden en/of ouders hierop antwoorden.

Afspraken rond de berichten die verstuurd worden

Wie doet wat?

  • Berichten naar gans de school / de kleuterschool / de lagere school
    • Directie , secretariaatsmedewerker of zorgcoördinator
  • Themabrieven / klasgerelateerde berichten / uitstappen …..
    • Klasleerkrachten (het bericht wordt eveneens verstuurd naar de directie)

Afspraken over de bereikbaarheid (verzenden, lezen en beantwoorden)

Tijdens de schoolweek wordt een mail of een Questibericht ten laatste gelezen en beantwoord binnen de 48 uur na het versturen
van het bericht.

Bij een complexe vraag laat de ontvanger van het bericht weten dat het bericht gelezen is en dat het antwoord zo snel als kan
verzonden wordt. Het antwoord wordt niet verwacht binnen de 48 uur.

Tijdens de lesuren kan niet verwacht worden dat een leerkracht antwoordt.

Bij dringende vragen richten de ouders hun communicatie via een gesprek op Questi naar de secretariaatsmedewerker en/ of directie.

De snelste manier om de school te bereiken is via de telefoon of gsm (03 383 50 36 of 0492 34 89 35) en dit tussen 8 uur en 16 uur, op woensdag tot 13 uur.

De leerkracht is vrij om zelf telefonisch contact op te nemen met de ouders. Dit gebeurt op eigen verantwoordelijkheid.

Berichten die in het weekend verstuurd worden, zijn niet verondersteld gelezen te zijn voor de maandagochtend volgend op het weekend. Onder het weekend verstaan we van vrijdag 15.30 uur tot maandag 8 uur.

Elke leerkracht of ouder is echter vrij te beslissen om een bericht te verzenden of te beantwoorden wanneer dit het beste uitkomt.

(bij noodgevallen: zie verder)

Gebruik van sociale media binnen een professionele context

WhatsApp is geen officieel communicatiemiddel. Wegens de wet op privacy is de leerkracht niet verplicht om een persoonlijk telefoonnummer te delen.

Elk teamlid is vrij om een WhatsApp-groep te installeren met de collega’s. Dit gebeurt op eigen verantwoordelijkheid. Met de ouders worden geen WhatsApp-groepen aangemaakt. De communicatie gebeurt met de QuestiApp.

Facebook wordt gebruikt om foto’s van activiteiten in en uit de klas met de ouders te delen. De ouders geven bij inschrijving toestemming / geen toestemming tot publicatie van foto’s van hun kind.

Facebook wordt gebruikt als reminder, bv. om te herinneren aan de
zwemles, het bibliotheekbezoek, …

Communicatie en bereikbaarheid bij ziekte / afwezigheden

Ziek is ziek.

Er wordt van een ziek personeelslid niet verwacht dat hij/zij geschreven communicatie leest, noch beantwoordt. Het
personeelslid is echter vrij om berichten te lezen en te beantwoorden.

Alle belangrijke klasinfo voor een eventuele vervanger zijn te vinden in de EHBA-kaft. In het geval van hotelklas voorziet elke
klasleerkracht een bundel met opdrachten.

Personeelsleden die afwezig zijn, maar niet ziek (vb zorgkrediet, zwangerschapsverlof, ….) mogen zelf beslissen of ze nog willen
opgenomen worden in de geschreven communicatie van de school.

Bij een afwezigheid die op voorhand geweten is (vb. nascholing), voorziet de leerkracht een bundel voor de collega’s. Dit geldt ook voor de leerkrachten LBV.

Bereikbaarheid bij deeltijds werken

Parttime = parttime

Tijdens de vrije dagen wordt niet verwacht dat het personeelslid alle berichten leest via de officiële communicatiekanalen, noch
dat hij/zij antwoordt binnen de 48 uren.

Tijdens de pedagogische studiedagen wordt de aanwezigheid van de deeltijds werkende leerkracht verwacht indien het onderwerp
van de studiedag bijdraagt aan zijn/ haar professionalisering. Elk personeelslid is verplicht de personeelsvergaderingen,
oudercontacten en pedagogische studiedagen bij te wonen, tenzij het dienstorder anders bepaalt.

Personeelsleden die buiten het individuele uurrooster verplicht aanwezig moeten zijn op vergaderingen of andere activiteiten
kunnen deze tijd niet compenseren.

Deze vergaderingen en activiteiten maken deel uit van de normale werking van de school.

Communicatie en bereikbaarheid bij overmacht en tijdens noodsituaties.

In noodsituaties of bij overmacht mag er ten allen tijden gebeld worden naar de directie: 0492 34 89 35

Leerkrachten, administratieve medewerker, poetspersoneel, medewerker van de voor- en nabewaking … kunnen niet verplicht worden om hun telefoonnummer te delen met de ouders.

Communicatie en bereikbaarheid tijdens vakantieperiodes

Vakantieperiodes zijn digitaal luwe periodes. Om de rust van personeelsleden en directie tijdens de vakantieperiode te
garanderen, worden professionele berichten in die periodes tot een minimum beperkt.

Elk teamlid is echter vrij om mails en berichten te lezen of te beantwoorden.

Leuke vakantiefoto’s of –weetjes kunnen onder collega’s altijd gedeeld worden via de informele WhatsApp-groepen.

Reageren of lezen is niet verplicht.

De directie en de secretariaatsmedewerker zijn tijdens de zomervakantie bereikbaar de eerste week van juli en de laatste 2 weken van augustus.

Vanaf 18 augustus kunnen er schoolgerelateerde mailtjes verzonden worden. Er wordt verwacht om deze mails te lezen
en te antwoorden indien gevraagd.

Naar top